Mailsystem till företaget

När företaget växer är det fördelaktigt att ha ett gemensamt mailsystem. Det finns många mailsystem att välja på. Till exempel kan du välja att samla dina mailadresser och mailboxar hos ditt webbhotell (tex loopia.se och one.com). Passerar företaget 3-5 anställda kan det vara lite osmidigt att hantera dina användare genom webbhotellens verktyg. Därför kommer jag i denna jämförelse kolla på Googles G Suite (Tidigare Google Apps for Business) och Microsoft Office 365.

Ett mailsystem idag är inte bara mail. Det är så mycket mer. Idag är det mesta integrerat med vartannat. Jag kan dela en fil direkt från programmet jag jobbar i (tex Google Docs eller Microsoft Word) genom några enkla klick. Kontakter, kalender, anteckningar och produktionsprogram är väldigt integrerade med varandra och därför kan det vara svårt att få en överblick av det vi nördar brukar kalla lösningens ”ekosystem”. Jag kommer ta upp de för- och nackdelar med de största 2 systemen och hoppas att du kan göra ett kvalificerat beslut när du läst klart.

Kostnad

Det första ni troligen tänker på är priset. De ligger ganska lika i pris men Office 365 är något dyrare per månad.

G Suite: 80 kr/månad per användare/anställd

Office 365: 98 kr/månad per användare/anställd

Jämförelse

Mina kunder och andra IT-kollegor tycker om båda plattformarna. De har båda sina fördelar och sina nackdelar. Ert beslut bör vara i linje med vad er verksamhet kräver.

Den största frågan är om ni behöver Microsoft Office paketet. Word, Excel, Outlook och Powerpoint har varit en industristandard i många år även om det finns alternativ. G Suite har Gmail, Docs, Sheets och Slides som motsvarigheter och är endast tillgängliga genom ett webbgränsnitt (genom webbläsaren) på din dator och genom appar på telefon och pekplatta. Genom Office 365 får varje användare rätten att installera officepaketet på 5 enheter, till exempel räcker det till datorn, mobilen och surfplattan. Dessutom finns det ett webbgränssnitt även för Office 365. Word Online, Excel Online osv. Fördel Office 365.

Hastighet

Dock ska jag tillägga att jag upplever G Suite att vara lite snabbare när man skiftar mellan applikationer. Ett exempel kan vara att öppna Google Drive (molnlagring av filer) när man är inne i Gmail. Att skifta mellan Outlook och OneDrive (molnlagring av filer) i Office 365 tar lite längre tid (vi pratar om någon sekund). Office 365 är absolut inte långsamt men Google har varit lite duktigare på att få ner responstiden från att man klickar till det man vill se dyker upp. Fördel G Suite.

Chatt och videokonferens

När det gäller chatt inom företaget tycker jag att Office 365 har övertaget. Microsoft förvärvade Skype 2011 och har sedan dess bytt ut sin egna lösning som hette ”Microsoft Lync” och ersatt denna med en företagsversion av Skype kallad Skype for Business. Googles motsvarighet heter Hangouts men har inte slått igenom riktigt. Dock har Skype haft ett rejält försprång då tjänsten såg ljuset redan 2003 och har över 100 miljoner användare.

Fler människor har Skype än de som har Hangouts. Det kan vara värt att tänka på om man vill kunna chatta/ringa/konferens internt och med externa kontakter så som kunder och leverantörer. Facebook och Outlook kan integreras med Skype for Business vilket ger ännu mer funktionalitet. OneDrive har också integration med Skype som underlättar delning av filer och dokument. Hangouts integreras med Google+, som tyvärr inte har blivit populärt i Sverige. Google Drive kan integreras med Hangouts vilket gör det lätt att skicka och dela filer. Fördel Office 365.

Intranät – intern webbsida

Ett intranät går att göra med båda plattformar fast på olika vis. Ni har kanske hört talas om Microsoft Sharepoint. Det är ett slags intranät som går att utöka med företagsspecifika funktioner. Många har även använt det till att göra enklare intranät för att dela aktuell information till sina anställda.

Nu har även G Suite ett liknande alternativ som är lättare att använda som heter Sites. Där gör man sitt egna intranät grafiskt och relativt enkelt. Sharepoint har nackdelen att vara ganska svårt att komma igång med men har fördelen att vara riktigt kraftfullt om man är ute efter avancerad funktionalitet. Jag föredrar dock Googles lösning då de flesta faktiskt inte behöver avancerade funktioner. Fördel G Suite.

Mobilitet

När det gäller mail i mobilen är Office 365 något bättre då de erbjuder ”Active sync” vilket innebär att du endast behöver komma ihåg din mail och lösenord för att lägga in mailen i tex telefonen, outlook eller Windows mail. GMail kräver ett 3e parts program för att synca allt med outlook. På mac finns det inte så där tappar du en del funktionalitet. Använder du Gmail appen i telefonen och gmail via webbläsaren på datorn så är detta ingen nackdel för dig. Fördel Office 365 – Mer flexibelt.

Sammanfattning

Avslutningsvis vill jag påpeka att många, särskilt ekonomer säger att de måste ha Microsoft Excel för att kunna göra sitt arbete effektivt. De har oftast inte testat något annat så be dem testa Google Sheets (Kalkylark) och se om de funktionerna duger till det de försöker åstadkomma, diagram och pivot tabeller finns inbyggt. Ska man dock göra avancerade uträkningar eller behöver läsa in extern data från andra filer kan Excel behövas.

Var inte rädd. Om du ångrar dig så går det att migrera data från en plattform till en annan. Det kanske tar tid och eventuellt lite konsulttimmar (om man inte har kompetensen in-house), men allt går att lösa.

Har ni fler frågor eller om jag glömt något så kommentera gärna längst ner på sidan så kompletterar jag och svarar på era frågor!

Sammanfattning Mailsystem G Suite

Fördelar

+ Snabbt

+ Enkelt gränssnitt

+ Lägre pris

+ Bättre molnlagring, användarvänlig

Nackdelar

– Inte lika populär chatt/videofunktion

– G Syncs ”officepaket” har inte lika många funktioner.

– Inte lika kompatibel mailfuktion i mobil (förrutom gmail app) och i Outlook på dator.

Sammanfattning Mailsystem Office 365

Fördelar

+ Officepaketet på flera enheter

+ Bättre mail i mobilen och andra enheter

+ Fler avancerade funktioner

Nackdelar

– Priset är något högre per användare

– Lite långsammare webbgränssnitt än konkurenten

– Webbgrässnittet är lite krångligt att använda om man är ovan.